Kto odpowiada za archiwizacje dokumentów w firmie? Z jakich udogodnień mogą skorzystać przedsiębiorcy?

Dokumenty firmowe zawsze wymagają poświęcenia czasu i szczególnej uwagi. Jest to niezwykle ważne, zwłaszcza gdy czy chodzi o dokumentację, która musi być przechowywana przez określony czas oraz zawiera ważne dane. Dokumentacja firmowa niekiedy może przytłaczać. Dzieje się tak w momencie, kiedy dokumentów jest dużo. Kto dokładnie jest odpowiedzialny za archiwizację dokumentów w firmie? Czy obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, a może na pracownikach?

Kto powinien zajmować się archiwizacją dokumentów w firmie?

Za bezpieczeństwo dokumentacji odpowiada przedsiębiorca. Musi on zadbać o to, aby dokumenty firmowe były bezpieczne, przechowywane przez konkretny czas określony w przepisach przepisy i niedostępne dla osób trzecich.

Czy jednak to pracodawca powinien osobiście zajmować się archiwizowaniem i zabezpieczaniem dokumentów? Otóż czynność ta może zostać wykonana przez inny dział, na przykład HR. Pracownicy na zlecenie pracodawcy wykonają określone zadania dotyczące archiwizowania dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji przez określony czas to bardzo ważny aspekt. Takie dokumenty nie mogą zginąć lub zostać zniszczone. Jeśli okazałoby się, że któregoś z dokumentów nie ma na pracodawcę, mogłaby zostać nałożona kara.

Kto jeszcze oprócz pracodawcy i jego pracowników może zająć się archiwizacją dokumentów?

W firmach, gdzie generowanych są duże ilości dokumentów trudno, trzeba poświęcić sporo czasu na zajmowanie się tym nimi. Pracodawcy decydują się, więc na skorzystanie z oferty firm zewnętrznych, jaką jest archiwizacja dokumentacji.

Takie firmy zajmują się, między innymi przekształcaniem dokumentów z formy papierowej na formę cyfrową oraz ich zabezpieczeniem. Dokumenty wcale nie muszą znajdować się w firmie. Mogą być one przechowywane w specjalnym archiwum, gdzie będą bezpieczne.

Jest to bardzo duże udogodnienie, a pracownicy mogą przeznaczyć czas na zupełnie inne, równie ważne obowiązki służbowe, zamiast zajmować się archiwizowaniem dokumentacji. Oprócz usługi archiwizowania firma zewnętrzna, może zaoferować też niszczenie dokumentów Gdańsk. Niepotrzebne dane zostaną zgodnie ze standardami zutylizowane. Jest to również usługa, z której często korzystają przedsiębiorcy.

Jakie dokumenty wymagają archiwizacji?

Zanim jakakolwiek dokumentacja będzie archiwizowana, należy wiedzieć, jakie dokładnie dokumenty trzeba zabezpieczyć i przechować. Gromadzenie dokumentów, które tak naprawdę nie są potrzebne, a przepisy nie określają konieczności ich przechowywania, tylko będą zajmować miejsce. Oto przykłady dokumentów, które pracodawca powinien przechowywać i starannie zabezpieczyć:

• Dokumentacja pracownicza – do tego typu dokumentów zaliczamy umowy, ewidencje czasu pracy, listy płac oraz akta osobowe.
• Dokumenty podatkowe – w skład dokumentów podatkowych wchodzą, między innymi faktury, deklaracje podatkowe oraz księgowy.
• Dokumenty bankowe – ten rodzaj dokumentacji to np. potwierdzenia przelewów.

Pracodawca powinien wiedzieć, jaka dokumentacja wymaga zabezpieczenia. Korzystając z usług firmy zewnętrznej, zadbamy nie tylko o bezpieczeństwo dokumentów, ale też zyskamy do nich łatwy dostęp, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wszystkie dane będą w pełni bezpieczne. W razie potrzeby odnalezienia konkretnych informacji nie będzie to stanowiło żadnego problemu.